Quando si parla di gestione del tempo capita qualche volta di trovarsi tra due estremi, la filosofia del qui ed ora da una parte e la pressante organizzazione sistematica del tempo dall’altra. Alcuni sostengono fortemente che tra la varie cose da fare il momento presente vada vissuto come un flusso e che a sera si avrà concluso ciò che era davvero importante concludere. Altri sono costretti o si costringono ad un meticoloso incasellamento organizzato di ogni secondo della giornata. Certamente ogni vita ha il suo ritmo in base agli impegni che si sceglie di conseguire, ai risultati che si vuole ottenere e allo stile di vita che si vuole assumere.

Se si volessero unire entrambe le gestioni del tempo in accordo con un work life balance né troppo rigido né troppo fiacco, utile alla produttività lavorativa e in accordo con le energie di cui disponiamo che permetta di ricavare tempo per noi stessi senza trascurare la produttività, come si potrebbe fare?

Un ottimo spunto ci viene dal lontano fine ottocento grazie all’economista Pareto che dimostrò la distribuzione della ricchezza secondo il principio 80/20. Questo principio è stato poi mutato nel mondo del business, del marketing e del work life balance a sostegno della famosa frase “concentrati sul venti per cento che conta”. Nel business il grosso del fatturato è dato dal venti per cento dei clienti, nel marketing si consiglia di attrarre e pubblicizzare quei prodotti o servizi utili a generare l’ottanta per cento del fatturato e nel work life balance stessa cosa: “concentrati sul venti per cento che ti dà il risultato”.

Se già sei abituato a fare una “to do list” avrai notato un’infinità di attività che per poco tempo ti sottraggono necessitano ad ogni modo di risorse in termini di tempo ed energie. Queste attività ruba tempo se paragonate al denaro possono essere considerate come quell’euro qua e quell’euro la che a fine giornata risultano essere magari dieci o quindici euro spesi senza sapere come.

Come fare quindi per essere produttivi e vivere nel qui ed ora? Una risposta è certamente conoscere le energie di cui disponiamo in modo da mantenere un livello di performance adeguato durante tutta la settimana. Ricordarci che per quanto possiamo programmare i nostri impegni molti imprevisti sono sconosciuti fino a quando capitano e che per quanto possiamo essere preparati è sempre meglio avere un margine di sconfino per l’imprevisto. Tenere a mente cosa vogliamo ottenere, saper dire di no, avere una lista di priorità. Un consiglio molto utile che ricorre sempre e’ tenere un’agenda dove annotare le attività realmente svolte a fianco di quelle prefissate. In questo modo si ha facilmente traccia di dove finisce il tempo e si stabilisce con maggiore chiarezza sia il tempo necessario per ogni attività sia di quante energie disponiamo per la nostra settimana. Buon lavoro 🙂